Je weet dat je er een nodig hebt, maar wat doet een boekhouder nou eigenlijk de hele dag? Veel ondernemers weten alleen dat er elk kwartaal iets met btw gebeurt en dat er in het voorjaar een aangifte komt. De rest is een black box.
Zonde, want juist als je weet wat er gebeurt, kun je beoordelen of je er waar voor je geld krijgt. Hieronder staat het gewoon op een rij: per maand, per kwartaal en per jaar.
Wat doet een boekhouder in een gewone maand?
Het grootste deel van het werk is verwerking, en dat gaat tegenwoordig grotendeels automatisch. Je bankrekening is gekoppeld, jij fotografeert je bonnen en de rest loopt door.
- Inkoop en verkoop boeken. Elke factuur en bon komt op de juiste grootboekrekening. Dat klinkt saai, maar hier wordt bepaald of iets aftrekbaar is en of de btw klopt.
- De bank afletteren. Elke bij- en afschrijving wordt gekoppeld aan een factuur. Wat niet matcht, valt op. Zo komen dubbele betalingen en vergeten facturen boven water.
- Openstaande posten bewaken. Wie heeft er nog niet betaald, en hoe lang al. Veel ondernemers ontdekken pas na een jaar dat er een factuur van € 4.000 is blijven liggen.
- Privé en zakelijk scheiden. De boodschappen die per ongeluk van de zakelijke rekening gingen, en de zakelijke lunch die je privé betaalde.
Wat doet een boekhouder per kwartaal?
Dan komt de btw-aangifte. Die lijkt simpel, maar de fouten zitten in de details: verlegde btw bij een buitenlandse leverancier, het privégebruik van de auto, een investering met een afwijkend tarief, of een creditfactuur die in het verkeerde tijdvak is geboekt.
Een te late btw-aangifte kost je € 82, en te laat betalen 3% van het bedrag met een minimum van € 50. Niet dramatisch, wel onnodig.
Wat doet een boekhouder rond de jaarwisseling?
Dit is het werk waar je het hele jaar iets aan hebt en dat je het minst ziet.
De jaarcijfers worden opgemaakt: balans, winst-en-verliesrekening en een afsluiting die klopt met je bank. Daarna volgt de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, en bij een bv ook de jaarrekening die gedeponeerd moet worden bij de KVK.
En dan het stuk waar het geld zit: nagaan waar je recht op hebt. Zelfstandigenaftrek, mkb-winstvrijstelling, kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, de juiste afschrijvingstermijn, of het slim is om een investering nog dit jaar of pas in januari te doen. Dat laatste is precies het soort vraag waarvoor je iemand belt.
Wat doet een boekhouder als je personeel hebt?
Dan komt de salarisadministratie erbij, en die loopt op een eigen ritme: elke maand loonstroken, loonaangifte en afdracht.
Daarin zit meer dan een bedrag overmaken. Vakantiegeld reserveren, cao-verhogingen doorvoeren, pensioenpremies afdragen, verzuim verwerken, en controleren of je gebruikmaakt van loonkostenvoordelen waar je recht op hebt. Bij een bv hoort daar ook het gebruikelijk loon van de dga bij, dat aan een wettelijk minimum moet voldoen.
Wat doet een boekhouder níét?
Net zo belangrijk, want hier ontstaan de meeste misverstanden.
Een boekhouder controleert je administratie niet officieel. Dat is een accountantsverklaring, en die mag alleen een registeraccountant of AA-accountant afgeven. De meeste mkb-bedrijven hebben die helemaal niet nodig. Wat het verschil precies is, lees je in ons artikel over boekhouder of accountant.
Een boekhouder is ook geen tovenaar. Kosten die je niet hebt gemaakt, kan niemand aftrekken. En een bon die je kwijt bent, is btw die je niet terugkrijgt.
Wat kost het?
Voor een eenmanszaak zit een compleet pakket met administratie, btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting en jaarcijfers meestal rond het niveau van onze tarieven: een vast bedrag per maand, geen uurtjes achteraf.
Reken zelf even mee: hoeveel uur ben je nu kwijt aan je administratie, en wat is jouw uur waard? Voor de meeste ondernemers valt die som niet in het voordeel van zelf doen uit, en dan hebben we de gemiste aftrekposten nog niet meegeteld.
Veelgestelde vragen
Wat doet een boekhouder voor een zzp’er?
Dezelfde cyclus als voor elke ondernemer, alleen compacter: administratie verwerken, elk kwartaal btw-aangifte, aan het eind van het jaar de jaarcijfers en de aangifte inkomstenbelasting, en bewaken dat je de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling daadwerkelijk krijgt.
Kan ik het niet gewoon zelf doen?
Bij een eenvoudige eenmanszaak met weinig facturen kan dat prima. Het wordt lastiger zodra je personeel aanneemt, een bv hebt, met het buitenland werkt of investeert. Daar zitten de fouten die geld kosten.
Wat moet ik zelf aanleveren?
Je bonnen en facturen, en toegang tot je zakelijke rekening. Meer niet. Bij online boekhouden fotografeer je een bon en is hij binnen.
Hoe vaak hoor ik iets van mijn boekhouder?
Bij ons in ieder geval elk kwartaal rond de btw-aangifte en één keer per jaar bij de jaarcijfers. Daarnaast wanneer er iets opvalt, en verder zo vaak als je zelf een vraag hebt. Daar zit geen teller op.
Wat doet een boekhouder als mijn administratie achterloopt?
Eerst inventariseren wat er mist, dan de oude jaren afhandelen en pas daarna vooruitkijken. Lees hoe dat gaat bij administratie niet op orde.
Benieuwd wat het voor jou zou betekenen?
Wat doet een boekhouder in jouw geval? Dat hangt af van je rechtsvorm, je omvang en waar je nu tegenaan loopt. In een kort gesprek is dat zo duidelijk.
Wij zijn administratiekantoor en belastingadviseur in Zoetermeer en werken voor ondernemers in de hele regio, persoonlijk of volledig online. Vraag een vrijblijvende offerte aan of neem contact op. Je krijgt binnen één werkdag antwoord.