Een la vol ongeopende enveloppen, bonnetjes in een schoenendoos en een btw-aangifte die je al twee kwartalen voor je uit schuift. Als je administratie niet op orde is, weet je dat meestal zelf het beste. Het knaagt, en het wordt elke maand een beetje erger.
Goed nieuws: een administratie die niet op orde is, is bijna altijd oplosbaar, en vaak sneller dan je denkt. De Belastingdienst is niet uit op straffen, maar op correcte cijfers. Hieronder lees je wat een achterstand je werkelijk kost, en hoe je er in vijf stappen weer bovenop komt.
Wat het kost als je administratie niet op orde is
Het gaat zelden om één groot bedrag. Het zijn kleine posten die zich opstapelen.
- Verzuimboete voor de aangifte. Doe je geen of te laat btw-aangifte, dan is dat € 82 per keer. Er geldt wel een coulancetermijn van zeven kalenderdagen.
- Verzuimboete voor de betaling. Betaal je te laat of te weinig, dan kost dat 3% van het bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 6.709.
- Belastingrente. Komt je aanslag later, dan rekent de Belastingdienst rente over de periode dat je het geld nog had.
- Een ambtshalve aanslag. Doe je helemaal geen aangifte, dan schat de Belastingdienst je omzet. Die schatting valt zelden in je voordeel uit, en jij moet daarna aantonen dat het anders zat.
- Gemiste aftrekposten. Dit is stilletjes de duurste. Een bon die je niet meer terugvindt, is btw die je niet terugkrijgt en een kostenpost die je winst niet verlaagt.
En dan is er nog wat niet op een aanslag staat: je weet niet hoe je bedrijf ervoor staat. Een investering doen, personeel aannemen of een prijsverhoging doorvoeren wordt gokwerk zonder cijfers.
Stap 1: verzamel eerst, sorteer later
Is je administratie niet op orde, dan is de grootste fout beginnen met opruimen. Dan blijf je hangen bij de eerste map.
Zet alles bij elkaar: bankafschriften, inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnen, contracten, loonstroken. Papier en digitaal door elkaar, dat maakt niet uit. Pas als alles op tafel ligt, ga je sorteren, en dan op jaar en op kwartaal.
Je bankafschriften zijn daarbij je ruggengraat. Elke zakelijke transactie staat erop, ook die waarvan de bon kwijt is. Begin dus bij de rekening en werk naar de documenten toe, niet andersom.
Stap 2: breng in kaart wat je echt mist
Loop je bankafschriften regel voor regel na en zet achter elke transactie of je het bewijsstuk hebt. Wat overblijft is je gatenlijst.
Die gaten zijn meestal kleiner dan gevreesd, en vaak nog te vullen. Leveranciers kunnen facturen opnieuw sturen. Webshops hebben je bestelhistorie. Van je telefoon- en energiemaatschappij staan alle facturen in je online account. Voor kleine contante uitgaven zonder bon geldt: die kun je niet verzinnen, dus laat ze eerlijk vallen.
Stap 3: doe de aangiften alsnog, en doe ze goed
Hier zit vaak de angst, en die is meestal ongegrond. Een te late maar correcte aangifte is altijd beter dan een snelle gok.
Stel per aangiftetijdvak een dossier samen en dien in wat je mist. Zit je meerdere kwartalen achter, begin dan bij de oudste: die telt het zwaarst mee voor de rente. Heb je nog geen aangifte inkomstenbelasting gedaan, dan kan uitstel je lucht geven om het netjes te doen in plaats van haastig.
Kun je het bedrag niet in één keer betalen, meld dat dan zelf bij de Belastingdienst. Een betalingsregeling vragen voordat de invordering begint, scheelt kosten en gedoe.
Stap 4: weet wat je moet bewaren
Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar.
Dat betekent in de praktijk: facturen, bankafschriften, contracten, de loonadministratie en je grootboek. Een scan telt, mits die volledig en leesbaar is en je hem kunt terugvinden. Een foto van een bon op je telefoon die nergens is opgeslagen, telt niet.
Stap 5: zorg dat het niet opnieuw gebeurt
Een administratie raakt zelden door onwil achterop. Meestal is je administratie niet op orde omdat het nooit urgent is, tot het dat ineens wel is.
Wat werkt is klein en vast. Zet een half uur per week in je agenda, op een moment dat je toch achter je computer zit. Koppel je zakelijke rekening aan je boekhoudpakket, dan staan je transacties er al in en hoef je alleen nog de bon eraan te hangen. Fotografeer bonnen direct bij de kassa, niet later. En houd zakelijk en privé strikt gescheiden, want die vermenging kost achteraf de meeste uitzoektijd.
Werkt dat niet voor jou, dan is dat geen karakterfout. Sommige ondernemers houden het nooit bij, en die zijn beter af als ze het uitbesteden. Bij online boekhouden lever je aan wanneer het jou uitkomt en houdt iemand anders de deadlines in de gaten.
Veelgestelde vragen
Hoe ver kan ik terug nog aangifte doen?
In principe over alle jaren waarover je nog niet hebt aangegeven. Hoe verder terug, hoe meer rente er is opgelopen, maar alsnog aangeven is vrijwel altijd gunstiger dan wachten op een ambtshalve aanslag.
Krijg ik een boete als mijn administratie niet op orde is?
Niet voor de rommel zelf. Wel voor het gevolg: een te late aangifte kost € 82 en een te late betaling 3% met een minimum van € 50. Kom je uit jezelf in beweging, dan is de houding van de Belastingdienst doorgaans coulanter dan wanneer zij jou moeten benaderen.
Wat als ik bonnetjes kwijt ben?
Vraag ze op bij de leverancier, dat kan bijna altijd. Lukt dat niet, dan kun je de kosten alleen aftrekken als je ze op een andere manier aannemelijk maakt, bijvoorbeeld met een bankafschrift en een omschrijving. De btw terugvragen zonder factuur mag niet.
Mijn administratie is niet op orde over meerdere jaren. Hoe lang duurt dat?
Voor één jaar met een overzichtelijke administratie meestal een tot twee weken. Bij meerdere jaren of veel ontbrekende stukken langer. De doorlooptijd hangt vooral af van hoe snel de ontbrekende documenten boven tafel komen.
Kan ik het zelf of moet ik het uitbesteden?
Eén kwartaal btw inhalen doe je prima zelf. Zit je meerdere jaren achter, heb je personeel of een bv, dan gaat er zoveel mis in de volgorde en de onderlinge samenhang dat hulp zich terugverdient.
Liever in één keer schoon schip
Is je administratie niet op orde en wil je er in één keer vanaf? Wij werken achterstanden weg zonder dat je het gevoel krijgt dat je iets moet uitleggen. We hebben het allemaal eerder gezien, van één vergeten kwartaal tot vier jaar ongeopende post.
Je levert aan wat je hebt, wij maken de lijst van wat er mist en zeggen er eerlijk bij wat het gaat kosten en wat je aan rente of boetes kunt verwachten. Daarna zorgen we dat het bijblijft. Lees meer over onze aanpak bij administratieachterstand wegwerken, of neem contact op. Je krijgt binnen één werkdag antwoord.