BTW-aangifte: Stap-voor-stap gids voor ondernemers om fouten te voorkomen

Als ondernemer ben je verplicht om belasting over de toegevoegde waarde BTW af te dragen aan de Belastingdienst. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste kennis is het simpel. In deze blog geef ik je een complete, stap-voor-stap uitleg over wat de BTW-aangifte precies inhoudt, waarom het essentieel is, hoe je deze correct invult, en hoe je veelvoorkomende fouten kunt vermijden. Met deze informatie ben je optimaal voorbereid en voorkom je vervelende verrassingen.

Wat is BTW en waarom is het belangrijk voor ondernemers?

BTW staat voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het is een belasting die door bedrijven wordt geheven over de verkoop van producten en diensten. Als ondernemer breng je BTW in rekening bij je klanten (uitgaande BTW) en betaal je BTW over producten en diensten die je zelf afneemt (inkomende BTW). Het correct afdragen van deze belasting is essentieel om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Hoe vul je een BTW-aangifte in als ondernemer?

De BTW-aangifte voor ondernemers bestaat uit het rapporteren van de BTW die je hebt ontvangen van klanten (uitgaande BTW) en de BTW die je hebt betaald aan leveranciers (inkomende BTW). Het verschil tussen deze twee bedragen moet je afdragen aan de Belastingdienst of terugvragen als je meer hebt betaald dan ontvangen.

Voorbeeld van een BTW-aangifte:

• Verkoop: Je verkoopt een product voor €1.000 en rekent 21% BTW, wat neerkomt op €210 aan uitgaande BTW.
• Inkoop: Voor de productie van dit product koop je materialen ter waarde van €500, waarop je 21% BTW betaalt, oftewel €105 aan inkomende BTW.
• Resultaat: In dit geval ben je €105 verschuldigd aan de Belastingdienst (€210 uitgaande BTW – €105 inkomende BTW).

Wie moet BTW-aangifte doen?

Bijna elke ondernemer die producten of diensten verkoopt, moet BTW-aangifte doen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals bedrijven die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) of ondernemers in vrijgestelde sectoren, zoals zorg en onderwijs. Het is belangrijk om je belastingstatus te controleren, zodat je weet of je BTW moet afdragen.

Wanneer moet je BTW-aangifte doen?

De meeste ondernemers doen ieder kwartaal BTW-aangifte, maar afhankelijk van je omzet of afspraken met de Belastingdienst kan dit ook maandelijks of jaarlijks zijn. Zorg ervoor dat je de deadlines goed in de gaten houdt. Meestal moet de aangifte en betaling uiterlijk op de laatste dag van de maand na het betreffende tijdvak worden ingediend.

Voorbeeld:

Voor het derde kwartaal (1 juli t/m 30 september) moet de BTW-aangifte vóór 31 oktober zijn ingediend en betaald.

Waarom het slim is om een boekhouder in te schakelen

Het correct en tijdig invullen van de BTW-aangifte kan voor veel ondernemers een uitdaging zijn. Een goede boekhouderkan hier een groot verschil maken. Niet alleen bespaart een boekhouder je tijd, maar hij of zij zorgt er ook voor dat je aangifte foutloos verloopt en dat je geen aftrekbare kosten over het hoofd ziet. Een gemiste aftrekpost kan je namelijk veel geld kosten.

Daarnaast helpt een boekhouder je om de regels rondom de BTW goed toe te passen. Denk bijvoorbeeld aan het correct verwerken van de verleggingsregeling bij internationale handel of het toepassen van het juiste BTW-tarief (21%, 9%, of 0%). Door samen te werken met een specialist voorkom je boetes en problemen achteraf.

Welke informatie moet je invullen bij de BTW-aangifte?

Tijdens de BTW-aangifte vul je de volgende gegevens in:

• Omzet: Het totaalbedrag dat je hebt ontvangen voor de verkoop van je producten of diensten, exclusief BTW.
• Uitgaande BTW: De BTW die je bij je klanten in rekening hebt gebracht.
• Inkomende BTW: De BTW die je zelf hebt betaald aan leveranciers.
• Verleggingsregeling: Als je gebruikmaakt van de verleggingsregeling, bijvoorbeeld bij internationale handel binnen de EU, moet je dit ook aangeven.

Het verschil tussen de uitgaande BTW en de inkomende BTW is het bedrag dat je moet afdragen aan de Belastingdienst. Als je meer BTW hebt betaald dan ontvangen, kun je dit terugvragen.

Veelvoorkomende fouten bij de BTW-aangifte

Ondanks dat de BTW-aangifte een terugkerende verplichting is, worden er regelmatig fouten gemaakt. Enkele veelvoorkomende fouten zijn:

• Verkeerde BTW-tarieven toepassen: Nederland kent drie BTW-tarieven: 21% (standaard), 9% (verlaagd), en 0% (voor internationale transacties). Zorg ervoor dat je het juiste tarief gebruikt.
• Niet alle zakelijke kosten opvoeren: Je kunt BTW terugvorderen op zakelijke uitgaven, zoals kantoorkosten en inkoop van goederen. Vergeet niet om alle kosten mee te nemen in je aangifte.
• Fouten bij de verleggingsregeling: Bij internationale handel binnen de EU wordt de BTW vaak verlegd naar de afnemer. Als dit niet correct wordt aangegeven, kan dit leiden tot problemen.
• Te laat indienen of betalen: Als je te laat bent met het indienen of betalen van de BTW, riskeer je boetes van de Belastingdienst.

Wat gebeurt er als je te laat bent?

Bij een te late aangifte of betaling legt de Belastingdienst doorgaans een verzuimboete op. Voor een eerste keer is dit vaak een boete van €68, maar dit bedrag kan oplopen als je herhaaldelijk te laat bent. Daarnaast kan de Belastingdienst belastingrente in rekening brengen, vooral als je ook te laat bent met betalen.

Tips voor een zorgeloze BTW-aangifte

1. Gebruik een boekhoudprogramma: Een digitaal boekhoudprogramma kan veel administratieve handelingen automatiseren, wat het invullen van de BTW-aangifte eenvoudiger maakt.
2. Werk samen met een boekhouder: Dit is een van de beste manieren om te garanderen dat je aangifte foutloos verloopt en dat je optimaal profiteert van BTW-teruggaven.
3. Plan vooruit: Zorg dat je ruim op tijd begint met je aangifte, zodat je niet in de knel komt met deadlines.

Conclusie

Het invullen van de BTW-aangifte is een verplichte taak voor ondernemers, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een goed begrip van de regels, een overzichtelijke administratie en de juiste hulp, bijvoorbeeld van een professionele boekhouder, kun je dit proces zonder stress doorlopen. Zorg ervoor dat je altijd op tijd bent en voorkom onnodige boetes en rente.

Wil je zeker weten dat je BTW-aangifte foutloos verloopt? 
Neem nu contact op met Emis Finance!

📞 Bel ons: 079 203 31 45
📧 E-mail: info@emisfinance.nl
📍 Bezoek ons: Boerhaavelaan 40, 2713 HX Zoetermeer